Das Studienreferat ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle fachübergreifenden administrativen Fragen rund um Ihr Studium. Wir begleiten und beraten Sie während Ihres gesamten Study-Life-Cycles.

Bereits vor der Einreichung Ihrer Studienbewerbung können Sie sich vertrauensvoll an uns wenden. Wir informieren Sie über das Studienangebot und die spezifischen Zulassungsvoraussetzungen der einzelnen Studienschwerpunkte. Wir nennen Ihnen Fristen und Termine und beantworten alle Fragen zum Bewerbungsprozess sowie zu den einzureichenden Unterlagen und Arbeitsproben. Auch bei Fragen zur Aufnahmeprüfung können Sie uns gerne ansprechen.


Das Studierendenbüro: Herzstück der akademischen Verwaltung

Das Studierendenbüro - bei uns an der FABW unter der Bezeichnung Studienreferat – bildet das administrative Rückgrat einer Hochschule.

Es begleitet Studierende wie ein roter Faden durch den gesamten akademischen Lebenszyklus: von der ersten Bewerbung über die tägliche Studienorganisation bis hin zum erfolgreichen Abschluss und der Exmatrikulation.

Als zentrale Schnittstelle zwischen der Hochschule, den Abteilungen und den Studierenden sorgt das Studienreferat dafür, dass alle rechtlichen, organisatorischen und formalen Prozesse reibungslos ineinandergreifen.

Das Studienreferat besteht aus 5 Mitarbeitenden inkl. Abteilungsleitung und befindet sich im 1. OG rechts des Mathildengebäudes.

Die Kernaufgaben des Studienreferats lassen sich in fünf zentrale Verantwortungsbereiche unterteilen:


1. Die Einstiegsphase: Bewerbung, Zulassung und Immatrikulation

Bevor das Studium überhaupt beginnt, steuert das Studienreferat den gesamten Bewerbungs- und Vergabeprozess von Studienplätzen bis hin zur Zulassung und Immatrikulation mit Hilfe des Hochschulverwaltungssystems CMS.

2. Die laufende Studienphase: Organisation und Datenpflege

Während des Studiums fungiert das Studienreferat als zentrale Verwaltungsstelle für alle persönlichen und statusrelevanten Daten:

• Rückmeldung und Gebühren: Abwicklung der halbjährlichen bzw. jährlichen Rückmeldung für das Folgesemester inklusive der Überwachung der Zahlungseingänge von Semesterbeiträgen oder Studiengebühren.
• Bescheinigungswesen: Ausstellung offizieller Dokumente wie Immatrikulationsbescheinigungen, Studienverlaufsbescheinigungen oder Bescheinigungen für das BAföG-Amt und Rentenkassen.
• Stammdatenverwaltung: Aktualisierung von Adressdaten, Namensänderungen (z. B. durch Heirat, offiziell eingetragene Künstlernamen etc.) oder Statusänderungen generell (z. B. Krankenversicherungsstatus).

3. Flexibilisierung des Studienverlaufs: Antragsmanagement

Das Leben verläuft nicht immer linear – die Leitung des Prüfungsamtes prüft und genehmigt Anträge, die vom Standardstudienplan abweichen, z.B. sogenannte Verlängerungen der Regelstudienzeit oder auch Wiederholung von Studienjahren.

• Beurlaubung: Freigabe von Anträgen auf Urlaubssemester bzw. Urlaubsjahre (z.B. wegen Krankheit, Elternzeit, Pflege oder Auslandsaufenthalten).
• Studiengangs- und Fachwechsel: Administrative Begleitung beim Wechsel des Studienfachs.

4. Prüfungsamt – Koordination von Prüfungsangelegenheiten, Schnittstelle zwischen Dozierenden, Fachabteilung und Studierenden

Das Studienreferat ist an der FABW in einer Abteilung mit dem Prüfungsamt zusammengefasst, wobei das Prüfungsamt primär zuständig ist für:

• Noten- und Leistungsübersichten: Verwaltung von Leistungsnachweisen und das Erstellen von Zwischenzeugnissen (Transcript of Records).
• Planung und Organisation der Diplomprüfungen.
• Prüfung von Anträgen auf Wiederholung und Verlängerung über die Regelstudienzeit hinaus.

5. Die Ausstiegsphase: Exmatrikulation und Abschluss

• Exmatrikulation: Die ordentliche Beendigung des Studiums nach erfolgreichem Abschluss oder die Exmatrikulation von Amts wegen (z.B. bei Nichtrückmeldung oder endgültig nicht bestandenen Prüfungen).
• Vorbeglaubigung: Ausstellung oder Vorbeglaubigung von Abschlussdokumenten und Urkunden zur Verwendung im In- und Ausland.

Bedeutung für den Hochschulalltag

Zusammenfassend lässt sich sagen: Während Lehrende und die Studienleitung für die akademischen Inhalte zuständig sind, sorgt das Studienreferat für den rechtlichen und organisatorischen Rahmen.


CMS-Hochschulverwaltungssystem

Die Studierenden der Filmakademie Baden-Württemberg erhalten für die Zeit ihres Studiums – von der Bewerbung bis zu Exmatrikulation – Zugang zu unserem Hochschulverwaltungssystem CMS.

Dieses Hochschulverwaltungssystem bietet Studierenden während ihres Studiums viele webbasierte Selbstbedienungsfunktionen, wie z.B.

1. Änderung persönlicher Daten und Anschriften.
2. Digitales Anfordern von Leporellos, Immatrikulations- und Studienbescheinigungen.
3. Abrufen von Leistungsnachweisen bzw. Transcript of Records.
4. Einsicht in das sog. Studienbuch – Überblick über die zu erfüllenden Prüfungsleistungen.
5. Informationen zur Rückmeldung, Semestergebühren, Studiengebühren etc.
6. Antragstellung zur Anerkennung von Leistungen aus einem Vorstudium.

Auch rund um Fragen zum Handling rund um das Campus Management System steht das Studienreferat den Studierenden zur Verfügung.